Checklist técnico antes de contratar un software a la medida

Antes de firmar: lo que necesitas ver, no sólo escuchar

Firmar un contrato para desarrollar software a la medida no es como comprar laptops o renovar la póliza de seguros. Aquí no hay catálogo ni estándar real: cada empresa de software tiene su proceso, su forma de documentar y su manera de entregar. Por eso, antes de poner una firma (y un anticipo), necesitas algo más que promesas y presentaciones bonitas. Aquí va un checklist técnico, probado en empresas medianas mexicanas.

¿Especificaciones o sólo "ideas"? Lo que debe quedar en papel

Un error común: creer que la "propuesta" que te mandan por correo es suficiente. No. Antes de firmar, necesitas ver y aprobar un documento de especificaciones técnicas. Eso significa:

• Flujos claros: diagramas de pantallas, cómo se conectan entre sí, y qué hace cada botón.
• Alcance detallado: qué módulos sí incluye y cuáles no, con ejemplos. Si va a gestionar usuarios, ¿puede importar desde Excel? ¿Hay reportes exportables? ¿Hay límites de usuarios?
• Tecnologías y dependencias: ¿en qué lenguaje lo harán? ¿Requiere algo especial en el servidor, como Node.js 18 o SQL Server? Si tu área de TI va a operarlo después, esto es clave.
• Plazos de entrega, pero de verdad: no basta con “tres meses”. ¿Cuándo tendrás el primer acceso? ¿Cuándo puedes probar tú mismo? ¿Cuándo es la fecha final de entrega?

Si no tienes esto por escrito y firmado, cualquier cosa que falte o salga mal se traduce en correos de “es que eso no estaba incluido”.

Haz la cuenta: ¿quién operará y mantendrá el sistema después?

Muchos proyectos se caen después de entregados porque nadie pensó en el día a día. Antes de contratar:

• ¿Quién va a administrar usuarios, respaldos y permisos?
• ¿El sistema incluye soporte, y por cuánto tiempo?
• ¿Incluye capacitación para tu personal, o sólo para el responsable de sistemas?
• ¿Qué tan fácil es migrar los datos, si el día de mañana quieres cambiarte?

Por ejemplo: en plataformas tipo contadora.app o habitaOne, el soporte y las actualizaciones están incluidas mientras pagues la mensualidad. Pero en software a la medida, eso depende del contrato: puedes pagar por evento, por mes o sólo por garantía (usualmente de 3 a 6 meses, estimado). Si no te lo dicen claro, lo vas a pagar caro después.

¿Quién es dueño de qué? Código fuente, licencias y acceso

No todos los dueños de empresa se fijan, pero es vital: ¿el código fuente será tuyo? ¿O sólo te dejan usar el sistema, pero si quieres modificarlo tienes que volver a pagar?

• Pide que el contrato especifique quién es dueño del código.
• Si usaron librerías de terceros, ¿qué licencias tiene? ¿Te van a cobrar por usuario extra? ¿El servidor es tuyo o está en la nube de ellos?
• ¿Tienes acceso al sistema completo, incluyendo la base de datos?

Esto es fácil dejarlo pasar, pero cuando quieres cambiar de proveedor, puede ser una pesadilla.

Costos ocultos y extras: lo que nunca te ponen en la cotización inicial

El desarrollo es sólo una parte. Antes de firmar, revisa:

• Hospedaje y dominios: ¿ya están incluidos o te los cobran aparte? ¿El sistema requiere servidores dedicados o puede vivir en un hosting compartido?
• Soporte futuro: ¿cuánto cuesta modificar o agregar algo después de la entrega?
• Integraciones: si necesitas conectar con bancos, SAT o sistemas de nómina, ¿eso ya está cotizado? Muchas veces, la integración con servicios externos puede costar tanto como el sistema base.

Un proyecto típico de software a la medida para una empresa mediana puede costar desde $150,000 hasta más de $1 millón de pesos (estimado), dependiendo de alcance y tecnología. Pero el doble se puede ir en extras si no los prevés.

Checklist rápido antes de firmar

1. Documento de especificaciones firmado, con alcances claros.
2. Cronograma de entregables y pruebas, con fechas.
3. Plan de soporte y mantenimiento detallado.
4. Propiedad y acceso al código y la base de datos especificados.
5. Listado de costos adicionales (hospedaje, soporte, licencias, integraciones).

Si tu proveedor se atora con alguno de estos puntos, o te da respuestas vagas, piénsalo dos veces. Lo técnico no es lo complicado; lo caro es corregir después lo que no quedó claro desde el principio.